De aanschaf van een nieuw ERP systeem is een complex proces. Omdat ERP alle aspecten van de organisatie verbindt is vóóral inzicht in uw eigen organisatie in eerste instantie van belang. Wat wilt u precies automatiseren en waarom?
Pas als dit duidelijk is kunt u op zoek gaan naar de juiste ERP-oplossingen én de juiste implementatiepartner. En kiest u dan voor maatwerk of een standaard oplossing? Gaat u kopen of wordt het een SaaS oplossing? Alles is mogelijk. Dat maakt het lastig.
Veel bedrijven richten zich bij de aanschaf van een ERP oplossing al vroeg op de functionaliteit van een ERP oplossing. Maar zaken als een ‘klik’ met de implementatiepartner en zijn kennis en ervaring in uw branche, zijn minstens zo belangrijk. Baseert u de keuze op functionaliteit, dan neemt u daarmee een risico. De functionaliteit verandert immers voortdurend, zowel de functionaliteit die beschikbaar is, als wat uw organisatie aan functionaliteit nodig heeft.
Er zijn naast de functionaliteit veel factoren van invloed op het rendement van een ERP-oplossing voor uw organisatie. Zaken als de behoeften van uw verkoop-, productie- en administratieve afdeling, uw toekomstvisie en de branche waarin u opereert zijn medebepalend. De technologie speelt een rol, bijvoorbeeld de mate waarin integratie met andere systemen mogelijk is, en uiteraard de kosten. Zowel de initiële investering als de zogenaamde Total Cost of Ownership beïnvloeden het rendement.
Hoe laat u al deze factoren met het juist gewicht meewegen in uw keuze voor een nieuw ERP systeem? Om de complexiteit nog iets groter te maken hebben de diverse functies binnen uw bedrijf ook nog eens verschillende wensen en ideeën. Gelukkig kunt u leren van de fouten van anderen.
Onderzoek wijst uit dat bedrijven die niet tevreden zijn met hun nieuwe ERP oplossing, dit meestal niet kunnen wijten aan de software. We nemen een aantal valkuilen in het aankoopproces van een ERP oplossing door:
Als het tijd is voor een nieuw ERP systeem, betekent dit dat het bestaande systeem niet meer voldoet. Vaak loopt het dan al een tijd niet lekker; KPI’s kloppen niet of zijn moeilijk te achterhalen, steeds meer koppelingen maken het systeem traag en kwetsbaar of er worden steeds meer fouten gemaakt. Dit is vaak vervelend om te onderkennen. Bovendien is een uitgebreid onderzoek gevoelsmatig te duur. Immers: “Wij weten wel wat we doen en hoe we het willen hebben.” Het is belangrijk om tijd te besteden aan een kritische evaluatie. “We doen dit al jaren zo…”, is dé reden om extra kritisch te zijn!
Door niet kritisch genoeg te kijken naar de bestaande processen en oplossingen, blijft in de basis alles hetzelfde. Als er fouten of suboptimale processen opnieuw worden geautomatiseerd, krijgt u opnieuw geautomatiseerde fouten en geautomatiseerde suboptimale processen. Het kost nog véél meer tijd en geld om dit later weer te herstellen.
U heeft weinig aan functionaliteit als onderliggende ‘problemen’ niet eerst worden oplost. Geef functionaliteit daarom op voorhand niet de absolute prioriteit, als u niet 100% zeker weet dat in de functionaliteit de oplossing zit. De werkelijke behoefte van de organisatie, nu en in de toekomst, moet leidend zijn.
Een voorbeeld – is een planningstool altijd de beste oplossing?
Veel bedrijven werken met een planning, bijvoorbeeld een productieplanning en een materiaalplanning.
Plannen is lastig; materiaal komt later binnen dan gedacht, ziekte, spoedopdrachten komen tussendoor. Een planning wordt vrijwel altijd ingehaald door de praktijk. Met een krachtige planningsoplossing wordt de impact van al deze verstoringen kleiner. Hoe sneller de planning kan worden bijgewerkt en hoe meer factoren worden meegenomen, hoe beter de planning. Maar het blijft een toekomstvoorspelling. U wilt een betere planning. Moet u dan kiezen voor die planningstool?
Het alternatief is de oorzaak van de verstoringen in de planning proberen weg te halen. Dit kan bijvoorbeeld door de hoeveelheid Work in Progress (WIP) te verlagen. Minder WIP betekent kortere doorlooptijden. Hoe korter de doorlooptijd, hoe minder kans op verstoring. Of door het klantorder-ontkoppelpunt te verleggen, producten te standaardiseren, et cetera. Er is niet altijd een oplossing, maar door echt goed te kijken naar het doel en het probleem kan een organisatorische verandering meer opleveren dan vooraf gedacht. Als die verbeterde processen dan nog eens met ICT worden ondersteund is het rendement maximaal. Dan komt de kracht van een planningstool pas echt tot zijn recht.
Het optimaliseren van de bedrijfsprocessen kan bijvoorbeeld met behulp van Lean of Quick Response Manufacturing (QRM).
Wanneer de doelstelling is om binnen een afdeling of proces uniformiteit en kwaliteit te waarborgen is een strak ingerichte ERP oplossing zeer effectief in het voorschrijven van een werkwijze. In alle andere gevallen zou echter de gekozen werkwijze de inrichting van het ERP systeem moeten bepalen. De nadruk bij een ERP selectie en implementatie ligt dan ook op het in kaart brengen van de doelen, de benodigde aansturing en de productie- en kantoorprocessen die door ERP zouden moeten worden ondersteund of overgenomen.
De “werkvloer” heeft vaak veel impliciete kennis over de gebruikte werkwijze – anders dan de voorgeschreven werkwijze – en vaak heeft men goede ideeën over wat er anders zou moeten. Betrek daarom de eindgebruikers al in een vroeg stadium bij het selectie traject en de implementatie.
Een gebrek aan duidelijke doelen is funest voor het succes van een ERP implementatie. Tijdens de zoektocht naar een nieuw ERP systeem, ontstaan vaak nieuwe ideeën doordat demo’s steeds meer inzicht geven in wat er allemaal mogelijk is. Een ERP oplossing heeft echter geen kans van slagen, als de doelstellingen die ten grondslag lagen aan de selectie, al zijn veranderd voordat het systeem is geïmplementeerd. Houdt de initiële doelen, de toekomstvisie en de behoefte van de eindgebruikers altijd goed in het oog. Onafhankelijk projectmanagement voorkomt dat het implementatietraject gaat zwalken.
Wanneer een shortlist van passende ERP-leveranciers is gemaakt, is het zaak om stil te staan bij de keuze van een implementatiepartner. Liefst al eerder. Een aantal zaken zijn belangrijk bij de keuze voor de juiste partner. In de eerste plaats moet u ‘een klik ‘ hebben met de partner. Past de benadering bij u? Zaken als afstand, grootte van de partner en organisatiestructuur kunnen dit beïnvloeden. Maar vooral de mate van kennis en inzicht in uw branche en processen is van belang. Immers, vooral inzicht in uw bedrijfsprocessen is cruciaal voor het rendement van uw ERP-oplossing.
